Memo

Memo adalah pesan ringkas yang ditulis seseorang dengan singkat, mudah dipahami, dan jelas. Menurut sifatnya, memo ada yang bersifat resmi juga tidak resmi atau pribadi. Fungsi utamanya yaitu sebagai pengingat atau catatan ringkas tentang sesuatu.

Apa Itu Memo?

Pada dasarnya, memo adalah suatu surat atau catatan yang ditulis secara jelas, singkat, dan padat dengan tujuan tertentu tanpa basa-basi. Untuk penulisannya, biasanya tidak lebih dari 10 baris serta dapat ditulis dengan cara diketik atau tulisan tangan.

Catatan ini memiliki fungsi sebagai pengingat atau catatan ringkas dengan sifat resmi maupun tidak resmi. Biasanya, ditulis untuk memberikan permintaan, arahan, dan pemberitahuan. Maka dari itu, tulisan ini tidak membutuhkan pembuka ataupun penutup surat.

Untuk memo dengan sifat resmi, biasanya digunakan untuk menjadi surat pernyataan hubungan resmi oleh pemimpin terhadap bawahannya. Pada umumnya, dikeluarkan oleh organisasi, instansi ataupun Lembaga. Sedangkan yang tidak resmi, sering digunakan sebagai nota ataupun surat yang tidak resmi baik antar saudara, teman maupun pihak Ketika organisasi, instansi, ataupun Lembaga.

Berdasarkan keterangan tersebut, dapat didefinisikan bahwa tulisan ini merupakan bentuk komunikasi pesan singkat. Untuk isinya itu sendiri biasanya merupakan saran, permintaan, serta pemberitahuan dan ditulis di sebuah nota. Dalam praktiknya, jarang sekari karyawan memberikan memo kepada atasan, seperti pada suatu organisasi atau bisnis.

Baca Juga

•  Apa Itu Notaris?
• Mengenal Istilah Omset

Struktur Memo

Tulisan ini biasanya memiliki struktur tersendiri, meskipun tidak memiliki pembuka maupun penutup. Berikut beberapa struktur tulisan yang sering dipakai:

• Kepala, bagian ini terdiri atas kop (hanya untuk yang sifatnya resmi), kemudian nama pengirim, dan nama penerima.
• Badan, Bagian ini merupakan isi dari tulisan, merupakan apa yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima. Untuk pesan yang disampaikan haruslah jelas serta tidak berbelit-belit.
• Kaki, yang terakhir adalah bagian kaki dari surat tersebut, terdiri dari tanggal, tanda tangan, juga nama lengkap sang pengirim.

Struktur Umum Memorandum

Berbeda dengan yang sebelumnya, pada memorandum sifatnya yaitu resmi. Meskipun memorandum dan memo merupakan hal yang sama, mereka memiliki konteks yang berbeda. Berikut susunannya:

• Kepala surat, berisikan sebuah penjelasan singkat untuk siapa surat itu dibuat. Selain itu, berisikan juga nama pembuat, tujuan, subjek atau topik, dan tanggal.
• Pendahuluan, berisikan suatu informasi tujuan dari surat tersebut tanpa bertele-tele. Biasanya terletak pada bagian paragraph pertama suatu memorandum.
• Detail, selanjutnya yaitu detail, beriksikan detail dari subjek atau tujuan yang disimpan pada bagian paragraph setelah pendahuluan. Dibuat secara ringkas dan jelas.
• Penutup, bagian terakhir yaitu penutup, berisikan kontak nomor dari pihak yang mengirimkan memorandum tersebut.

Ciri dari Sebuah Memo

Sebuah memo memiliki beberapa ciri yang dapat dilihat sebagai berikut:

• Memberikan informasi secara jelas serta relevan.
• Memiliki isi sebagai arahan, saran, serta penjelasan tentang suatu hal.
• Untuk memorandum resmi, biasanya memiliki bagian seperti surat yang lebih sederhana.
• Bahasa yang digunakan jauh lebih padat, singkat, jelas, serta sederhana.
• Penyampaian dilakukan secara horizontal (antar pihak dengan jabatan setara), ataupun vertikal (pihak yang jabatannya tidak setara, khusus atasan terhadap bawahan).

Baca Juga:

•  Apa Itu Over Kredit?
• P2P Lending Adalah?

Tujuan Penulisan Memo

Untuk tujuan dari suatu penulisan surat ini adalah untuk memberikan suatu informasi atau memintanya kepada seseorang yang dituju. Contoh sederhananya, yaitu Ketika atasan meminta bawahan untuk melakukan sesuatu yang diminta atau diinginkannya.

Cara Membuat Memo

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa tujuan dari pembuatan surat ini adalah penyampaian informasi yang efektif dan efisien. Berikut beberapa cara pembuatannya secara umum dan berbeda pada surat pada umumnya, diantaranya:

• Cobalah untuk menggunakan kalimat yang efektif dengan kegunaan yang tepat.
• Mempergunakan Bahasa baku serta efektif.
• Memberikan penekanan kalimat atau detail utama dengan huruf kapital ataupun tebal.
• Melakukan penulisan sengan ringkas agar pembaca dapat lebih mudah memahaminya.
• Pergunakanlah kalimat yang sopan dalam memberikan instruksi di bagian akhir memo.
• Jangan lupa untuk memeriksa Kembali memo yang telah dibuat sebelum diberikan kepada orang yang menerima.

Itulah beberapa cara untuk membuat tulisan ini dengan tepat agar tidak terkesan bertele-tele. Selain itu, cobalah untuk tidak menulis informasi yang terlalu Panjang.

Mengapa Memo Penting?

Selain untuk memberikan informasi secara singkat, terdapat alasan tersendiri mengapa praktik pembuatan memo itu penting. Contoh sederhananya dapat dilihat pada suatu perusahaan, dengan melihat aktivitas antara atasan dengan bawahan.

Kejadian yang sering terjadi pada saat membutuhkan pencatatan surat ini, seperti atasan di perusahaan A memberikan memo kepada bawahannya untuk menyelenggarakan rapat dadakan. Bisa dibayangkan jika penulisan surat perintah ini harus ditulis dulu secara resmi atau memiliki isi yang begitu bertele-tele. Tentunya, hal itu akan memakan waktu yang lama.

Contoh lain adalah, seperti seorang ayah yang memberikan memo kepada anaknya untuk membawa bekal sarapan. Sama seperti fungsinya bahwa tulisan ini adalah untuk menyampaikan pesan singkat dengan komunikasi antar pihak yang lebih efisien dan efektif.

Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu memo, bagaimana kegunaannya, serta cara untuk membuatnya. Sederhananya, tulisan ini digunakan agar penyampaian pesan secara tertulis bisa disampaikan dengan singkat, padat, dan jelas.

Baca Juga:

•  Apa Itu Pajak?
• Payback Period Adalah?
• Apa Itu Anggaran?

Featured Image Source: Howtogeek.com

Editor: Voni Sri Wijayanti

Temukan pilihan rumah terlengkap di Aplikasi Pinhome. Dapatkan properti idaman melalui program NUP untuk akses eksklusif. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. Cek pilihan rumah di Kota Bogor terbaik dari Pinhome!

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!

Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome – PINtar jual beli sewa properti.

Bagikan

Copied to clipboard