Contoh Surat Resmi dan Cara Membuatnya

Diperbarui oleh Voni Wijayanti ∙ November 2, 2022 ∙ 9 menit membaca

Banyak orang menggunakan surat resmi untuk keperluan instansi, organisasi, keperluan dinas, hingga kepentingan antar usaha. Selain kelompok, contoh surat resmi dapat dibuat oleh individu, seperti lamaran kerja atau pengunduran diri. Surat resmi ini memiliki format penulisan surat resmi dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hal ini bertujuan menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak lain. 

Fungsi surat resmi pun ada lima, yaitu sebagai sarana pemberitahuan, buah pemikiran, permintaan, gagasan, hingga pedoman kerja. Tidak heran struktur penulisan surat resmi dipakai dalam surat lamaran pekerjaan. Bagi Pins yang baru saja mulai membuat surat resmi bisa ikuti bagaimana contoh surat resmi di bawah ini agar terlihat profesional. Simak ulasan lengkapnya di bawah ini!

Baca juga: 12 Contoh Surat Rekomendasi dan Cara Membuatnya yang Benar

Cara Membuat Surat Resmi

Cara Membuat Surat Resmi
Cara Membuat Surat Resmi

Pada dasarnya contoh penulisan surat resmi yang baik harus memenuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku. Berikut ini ciri-ciri surat resmi yang profesional:

  • Menggunakan kop surat
  • Memiliki nomor pembuatan surat, lampiran, dan perihal dibuatnya surat
  • Memakai ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut
  • Pembukaan dan penutupan memakai salam yang biasa dipakai banyak orang
  • Adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat. Tanpa cap, surat bisa diragukan keasliannya. 

Baca juga:

Format Surat Resmi

Bagian Surat Resmi
Bagian Surat Resmi – skipnesia.com

Penulisan surat resmi tidak boleh sembarangan, melainkan harus mengikuti aturan yang sudah ada. Dengan begitu, surat yang dibuat bisa diterima oleh semua kalangan.

Normalnya, contoh surat formal memiliki format tertentu, mulai dari bagian pembuka, isi surat, hingga penutup. Berikut ini format surat resmi yang biasanya dipakai di Indonesia.

Kepala atau Kop Surat Resmi

Kepala atau kop yang ada pada surat resmi bertujuan memperlihatkan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Sebuah kop surat biasanya memiliki lima bagian agar penerima surat mengetahui asal surat dengan jelas. Berikut lima bagian kop surat:

  1. Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
  2. Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
  3. Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telepon, faks atau email.
  4. Kode Pos
  5. Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Walau begitu, tidak semua kop surat menyertakan lima bagian di atas karena alasan tertentu. Sementara itu, penulisan kop surat biasanya memakai huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal dengan rata tengah. Namun, ada juga yang memakai rata kiri dan kanan.

Nomor Surat Resmi

Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi
Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi –  slideshare.net

Selain kop surat, format surat resmi yang baik memiliki nomor surat. Nomor surat ini terdiri dari karakter yang berbeda dengan makna dan arti tersendiri. Berikut ini cara penulisan nomor surat yang bisa Pins terapkan.

Contoh:

Nomor: Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2022

  • A = kode surat internal yang bisa digunakan untuk undangan anggota atau surat yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan. Sementara itu, kode “B” dipakai untuk pihak luar lembaga.
  • 001 = nomor seri surat yang dikeluarkan. Sebagai contoh, 001 adalah surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga dan angka seri ini akan terus berlanjut seiring jumlah surat yang diproduksi.
  • Pan-Pel= Panitia Pelaksana. Kode ini biasanya digunakan khusus untuk kepanitaan acara atau kegiatan. Bagian ini bisa dihilangkan dari contoh surat resmi. Kode nomor surat lainnya antara lain, Kongres, Musda, Rapat, Prop, dan lainnya.
  • AKB = Identitas organisasi / institusi
  • I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.
  • 2022 = Tahun surat itu di keluarkan.

Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Bila lokasi penulisan surat sudah ada pada kop surat, format penulisan ini tidak diperlukan lagi, melainkan hanya tanggalnya.

Di sisi lain, lokasi penulisan tempat dan tanggal surat bisa diletakkan di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Pins bisa menulis nama tempat mendahului tanggal surat. Berikut ini contoh surat resmi dengan penulisan tempat dan tanggal:

Bandung, 17 Agustus 2022

Baca Juga:

Lampiran Surat

Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.

Alamat Surat

Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya. Ini biasanya terjadi ketika menulis alamat dalam surat resmi. Berikut ini beberapa poin penting yang patut diperhatikan saat menulis alamat surat:

  1. Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
  2. Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di sampul.
  3. Penggunaan kata “kepada” tidak wajib.
  4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth.”
  5. Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
  6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

Salam Pembuka dan Penutup

Pembukaan surat resmi biasanya berisi salam yang dipakai dalam percakapan resmi, seperti salam sejahtera. Bila masih satu keyakinan, Pins bisa memakai salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi bisa diakhiri dengan huruf koma.

Isi Surat Resmi

Isi surat adalah bagian pokok dari sebuah surat yang ditaruh di bagian tengah. Bagian surat resmi ini berisi seputar perihal maksud dan tujuan dari Pins mengirimkan surat.

Contoh isi surat resmi yang baik menggunakan bahasa baku dan kalimat ringkas agar mudah dimengerti. Jangan lupa perhatikan pemilihan kalimat serta kata yang digunakan.

Penutup surat Resmi

Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.

  1. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima
    kasih.
  2. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
  3. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan
    terima kasih.
  4. Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Selain itu, penutup surat resmi biasanya dilengkapi dengan jabatan, nama, NIK, dan tanda tangan pengirim surat. Bila perlu, buat tembusan surat untuk memperlihatkan siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

Baca juga:

Contoh-contoh Surat Resmi

Setelah mengetahui bagaimana contoh format surat resmi yang benar, simak apa saja contoh-contohnya yang digunakan dalam berbagai instasi.

Surat Resmi Instasi Perusahaan

Surat resmi instansi perusahaan menjadi bagian contoh-contoh surat formal yang kerap dipakai. Berikut ini penjabarannya.

PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT

SATLAK PPK-IPM

Nomor: 01/PAN-PB/VIII/2008

Panitia Pengadaan Barang Satlak PPK-IPM Provinsi Jawa Barat akan melaksanakan kegiatan Operasional Satlak untuk paket Pengadaan Sarana Kantor dengan ketentuan sebagai berikut:

  1. Pengguna Barang: Satlak PPK-IPM Provinsi Jawa Barat
  2. Nama Kegiatan: Operasional Satlak
  3. Paket Pekerjaan: Pengadaan Sarana Kantor
  4. Pagu Anggaran: Rp96.300.000
  5. Persyaratan Pekerjaan: Dapat dilihat pada Dokumen Pengadaan

Untuk penyedia barang yang berminat dapat mendaftar dan mengambil dokumen prakualifikasi pada tanggal 27 Maret s.d 2 April 2008di Sekretariat Satlak PPK-IPM, Jalan Sangkuriang no. 2 Bandung.

Bandung, 24 Maret 2008

KETUA PANITIA PENGADAAN

(TTD)

Drs. Oo Turyana, M.Si.

Nip. 480 094 873

Surat Undangan Resmi untuk Keperluan Sekolah

Selain instansi perusahaan, sekolah kerap mengeluarkan surat undangan resmi untuk para orangtua atau guru. Berikut contoh surat formal dari sekolah.

Pengurus OSIS
SMK Negeri 1 Bandung
Jl. Papintaran Kuring No. 12 Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan berakhirnya masa kegiatan belajar mengajar tahun ajaran 2014/2015 ini, kami selaku pengurus OSIS SMA Negeri 3 Bandung memohon kehadiran dari perwakilan sekolah untuk mengikuti beberapa perlombaan menarik yang sudah kami rancang yang akan diselenggarakan pada :

Hari : Sabtu, 25 Oktober 2015 – Senin, 27 Oktober 2015
Waktu : Pukul 08.00 WIB s/d selesai
Tempat : Lapangan Gasibu Bandung
Acara : PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Dengan sangat hormat kami mengharapkan kehadiran dari para perwakilan sekolah dan bisa hadir ke tempat pelaksanaan dengan tepat waktu.

Hormat Kami.

Ketua Osis SMK Negeri 1 Bandung,

Ridwan Kamil

Baca juga:

Surat Permohonan Lowongan Pekerjaan

RUMAH SAKIT KHUSUS KANKER

PUTIH ABADI

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Yunita Sari S.Kep.Ns

Jabatan: Kepala Ruangan

Dengan ini mengajukan permohonan penambahan karyawan di unit perawatan intensif sebanyak 2 (dua) orang dengan pertimbangan volume pekerjaan yang bertambah.

Ada pun kualifikasi calon pegawai yang diharapkan adalah sebagai berikut:

  • Minimal D3 Keperawatan
  • Laki-laki atau Perempuan
  • Memiliki Surat Tanda Registrasi (STR) yang aktif
  • Berpenampilan menarik dan loyalitas
  • Disiplin, jujur, dan bekerja keras
  • Bersedia bekerja di bawah tekanan
  • Dapat bekerja secara individu dan tim
  • Demikian surat permohonan ini kami sampaikan dengan sebenar-benarnya dan penuh tanggung jawab. Atas persetujuan Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih.

Jakarta, 19 Juli 2022

Hormat saya,
Dewi Sartika S.Kep Ns
Kepala Ruangan

Disetujui oleh,
Abraham Putra
Ka. Seksi Keperawatan

Surat Resmi Surat Kuasa

PT.CINTA KASIH
Jl. Kayu Mangga No. 10, Bandung 120683
email: halo@ptcintakasih.com

SURAT KUASA
Nomor: B38/CK/II/2022

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Enggar Bayu
Jabatan: Direktur Utama
Alamat: Jl. Mujair No. 556, Jakarta
NIK: 31710XXXXXXXXXXX

Dengan ini memberikan kuasa kepada:
Nama: Putra Rangga
Jabatan: Wakil Direktur Utama
Alamat: Jl. Alu Alu No. 110, Jakarta
NIK: 31715XXXXXXXXXXX

Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa atau bertindak untuk dan atas nama PT Cinta Kasih untuk melakukan beberapa hal sebagai berikut:

  • Melakukan tender yang akan dilaksanakan oleh PT Mutiara Bunda
  • Melakukan penandatanganan kontrak atau perjanjian kerja dengan PT Palem Asri
  • Bertanggung jawab atas kontrak dan kerjasama yang ditandatangani secara penuh

Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 5 Februari 2022

Pemberi Kuasa,
Enggar Bayu

Penerima Kuasa,
Putra Rangga

Surat Resmi Pemberitahuan

PANITIA PELAKSANA
PERINGATAN HUT KE-30 
SMA NEGERI 1 BANYUMERAH

Jalan Kemerdekaan No. 63, Banyumerah 29327

Banyumerah, 31 Agustus 2022

Nomor: 44/OSIS/VIII/2022
Lampiran: –
Perihal: Pemberitahuan

Yth. Kepala SMA/SMK/MA se-Kabupaten Banyumerah

Dengan hormat,
Kami panitia pelaksana HUT SMA Negeri 1 Banyumerah yang ke-30 memberitahukan, dalam rangka memperingati HUT SMA Negeri 1 Banyumerah ke-30 akan mengadakan lomba lukis, lomba poster, dan pameran seni lukis yang diadakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 14 September 2022
Waktu: 08.00 – selesai
Tempat: SMA Negeri 1 Banyumerah

Berikut informasi yang kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasinya kami mengucapkan terima kasih.

Mengetahui dan menyetujui,

Kepala SMA Negeri 1 Banyumerah
Anwar Sapta, S.Pd
NIP. 19783948 199124 2 001                

Koordinator Siswa
Eliana Putri
NIS. 3974

Nah, itu tadi sederet contoh surat resmi yang bisa membantu Pins dalam membuatnya. Semoga bermanfaat!

Baca juga:


Temukan pilihan rumah dan apartemen terlengkap di Aplikasi Pinhome. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. 

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!

Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome PINtar jual beli sewa properti.

Artikel Pilihan

Berita Pinhome
Berita Pinhome Hadir di Denpasar, Pinhome Home Service Solusi Satu Langkah Mudah Bersih-Bersih Rumah

Jakarta, 9 Juli 2021 – Layanan Pinhome Home Service (PHS), hasil kolaborasi Pinhome dengan PT. Ap

Berita Pinhome
Berita Pinhome Hadir di Bandar Lampung dan Yogyakarta, Pinhome Home Service: Solusi Satu Langkah Mudah Bersih-bersih Rumah

Jakarta – Layanan Pinhome Home Service (PHS), hasil kolaborasi Pinhome dengan PT. Aplikasi 

Berita Pinhome
Berita Pinhome Buka Booth Free Massage di Acara CoHive Pop Up Market, Layanan Pinhome Home Service Diminati Lebih dari 150 Orang

Jakarta, 14 Juli 2022 - Pinhome selaku e-commerce properti, penyedia jasa rumah tangga, dan gaya hi

Berita Pinhome
Berita Pinhome KPR Lewat Pinhome, Agen Properti Bisa Klaim Seluruh Komisi!

Jakarta, 9 Agustus 2021 – Pinhome sebagai e-commerce properti memiliki misi untuk menjadikan prop

Berita Pinhome
Berita Pinhome Mau Bangun Usaha? Berikut Tips Pengecekan Properti untuk Tempat Usaha dari Pinhome

Jakarta, 1 November 2021 – Memahami aspek hukum pada properti merupakan hal yang krusial sebelum

Artikel Terkini

Gadget
Gadget Ketahui Perbedaan MacBook Pro dan Air, Mana Yang Cocok Untuk Kamu?

Seperti yang Pins ketahui, perusahaan Apple selalu merilis dua varian laptop terbaru yaitu MacBook

Finansial
Finansial Apa itu FUD? Serta Moment Terbesar FUD?

Crypto adalah instrumen investasi yang mempunyai risiko sangat tinggi. Investasi crypto sebaiknya m

Gadget
Gadget 3 Cara Mendownload Google Classroom Di Laptop, Mudah Banget!

Sejak pandemi, beberapa instansi pendidikan menggunakan Google Classroom sebagai media pembelajaran

Finansial
Finansial 10 NFT Marketplace Indonesia & Global yang Populer, Banyak Dipakai Investor!

Kepopuleran NFT (Non Fungible Token) di Indonesia turut beriringan dengan bermunculannya NFT market

Gadget
Gadget 6 Cara Ngeprint dari HP Tanpa Maupun Dengan Kabel

Pada era yang serba digital ini, semua hal dituntut untuk bisa lebih cepat. Begitu pula, dengan men

Ikuti Media Sosial Kami

Pinhome Indonesia