- Home
- Berawalan B
- Bagian Administrasi
Bagian Administrasi
istilah properti
Bagian Administrasi
Bagian administrasi adalah sebuah divisi yang berada di perusahaan dan tugas utamanya untuk mengurus segala kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dokumen, pembayaran dan lain-lain.
Fungsi Bagian Administrasi
Bagian administrasi adalah bagian yang memegang peran penting dalam sebuah organisasi perusahaan. Bagian ini biasanya terpisah dan menjadi sebuah divisi sendiri yang dikepalai oleh satu orang ketua.
Di sebuah sekolah atau universitas, bagian administrasi ini berkaitan dengan membuat dokumen seperti surat izin penelitian, surat pengajuan dosen pembimbing, dan lain sebagainya.
Di sebuah perusahaan, bagian administrasi umumnya mengurus segala kebutuhan karyawan. Misalnya karyawan yang baru masuk akan diberikan laptop, id card, souvenir dan sebagainya.
Selanjutnya ada bagian administrasi di rumah sakit. Umumnya bagian ini akan membantu para pasien untuk melakukan transaksi penebusan obat, pengambilan resep dan pembayaran. Oleh karena itu, administrasi masih memiliki peran vital di sebuah perusahaan.
Baca Juga:
Tugas Bagian Administrasi
Berikut ini ada penjabaran lengkap mengenai tugas dari bagian administrasi yang perlu kamu pahami. Mari kita simak bersama penjelasan selengkapnya.
Melakukan Entry Data Perusahaan
Di tugas pertama yang biasanya dilakukan oleh bagian administrasi adalah melakukan entry data perusahaan. Biasanya kamu akan mendengar istilah “admin”. Tugas admin tentunya memastikan semua data yang telah masuk dan terkumpul dijadikan satu lalu dikategorikan berdasarkan kebutuhan. Namun memang tidak semua data dipegang oleh bagian administrasi. Umumnya hanya data-data yang berkaitan dengan karyawan, kebutuhan kantor, acara eksternal yang melibatkan perusahaan dan sebagainya. Contohnya ketika perusahaan sedang menyaring tenaga kerja sebanyak 50 orang, maka tugas admin biasanya akan mencatat kebutuhan untuk para karyawan baru, dan berkoordinasi dengan tim terkait untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Membuat Arsip Data Perusahaan
Setelah mengurus entry data, tim administrasi pun akan bertanggung jawab untuk membuat arsip data. Arsip berkaitan dengan mengumpulkan dan mengkategorikan data dalam satu kelompok yang sama sehingga ketika akan digunakan dapat mudah ditemukan.
Misalnya arsip data jumlah karyawan resign per tahun 2019-2020 di sebuah kantor. Biasanya jenis data yang dibuatkan arsip juga berkaitan dengan jumlah kursi baru, jumlah kursi rusak dan kursi yang sedang diperbaiki.
Pekerjaan tim atau bagian administrasi memang tidak langsung bersinggungan dengan konsumen atau klien, namun mereka memberikan dukungan berbagai kebutuhan kantor yang sifatnya dokumentatif.
Baca Juga:
Membuat Surat
Di beberapa perusahaan, pembuatan surat-menyurat ini dilakukan oleh tim administrasi. Apabila ada sebuah acara dan perusahaan bermaksud mengundang pihak luar, umumnya tim administrasi yang akan membuat surat keluar.
Pembuatan surat dari tim administrasi tentu akan tetap disupervisi oleh pihak atasan sebelum akhirnya dikirim. Umumnya yang melakukan pengecekan bisa berbeda-beda divisi tergantung dari siapa yang melakukan request pembuatan surat.
Selain itu jika perusahaan diundang oleh pihak eksternal biasanya surat tersebut akan disimpan dan diarsipkan oleh tim administrasi.
Melakukan Pencatatan Surat Masuk dan Keluar
Selain membuat dan menerima surat, tim administrasi juga umumnya akan mengurus pencatatan surat masuk dan keluar. Lantas apa yang dicatat? Umumnya ada beberapa hal yang akan dicatat seperti nomor surat dan perihal.
Tujuan dari pencatatan surat masuk dan keluar ini adalah untuk memastikan perusahaan mempunyai acuan untuk membuat nomor surat di tahun-tahun berikutnya. Selain itu juga untuk mencatat siapa saja klien atau partner bisnis yang telah mengundang di tahun sebelumnya.
Membuat dan Mengurus Agenda Kantor
Selain mengurus surat-menyurat, biasanya bagian administrasi juga akan membuat dan mengurus agenda kantor. Misalnya kantor akan melakukan kegiatan seperti townhall, sebuah kegiatan tahunan yang tujuannya untuk menjelaskan pencapaian perusahaan kepada seluruh karyawan. Biasanya bagian administrasi akan mendata jumlah karyawan yang akan hadir di acara tersebut. Data ini nantinya akan disinkronisasikan dengan jumlah makanan serta minuman yang akan dipesan untuk jamuan di hari pelaksanaan.
Baca Juga:
Jenis-jenis Bagian Administrasi
Setelah memahami apa saja tugas bagian administrasi, berikut ini ada beberapa contoh bagian administrasi di berbagai industri berbeda.
Bagian Administrasi Bank
Di bank, urusan administrasi ini biasanya tergantung dari siapa pihak yang harus dilayani. Jika langsung berkaitan dengan nasabah, umumnya teller dan customer service akan langsung bertindak sebagai bagian administrasi. Tujuannya untuk bisa segera melayani kebutuhan nasabah dengan sigap.
Bagian Administrasi Universitas
Di universitas atau institusi pendidikan, biasanya administrasi akan bersinggungan dengan kebutuhan mahasiswa, dosen, pemimpin fakultas dan lain-lain. Oleh karena itu bagian administrasi di kampus biasanya akan memiliki banyak personil. Hal ini lantaran banyak pihak yang harus diurus oleh bagian administrasi kampus.
Bagian Administrasi Kelurahan
Di kantor kelurahan umumnya bagian administrasi akan fokus untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. Misalnya ada yang ingin membuat KTP atau mengganti KTP yang hilang, biasanya bagian administrasi akan fokus untuk mengurus dokumen yang perlu disubmit.
Bagian Administrasi Restoran dan Hotel
Di sebuah restoran atau hotel, bagian administrasi biasanya akan mengurus dokumen pelanggan. Misalnya mendata berapa banyak pesanan hotel yang masuk. Sementara di restoran umumnya bagian administrasi akan fokus untuk membantu kebutuhan para karyawan seperti mengurus gaji, mendata asuransi kesehatan karyawan dan lain sebagainya. Jadi pada dasarnya bagian administrasi memegang peran yang penting di sebuah organisasi perusahaan.
Baca Juga:
Feature Image Source: Kompas
Temukan pilihan rumah dan apartemen terlengkap di Aplikasi Pinhome. Dapatkan properti idaman melalui program NUP untuk akses eksklusif. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. Cek pilihan rumah di Kota Jakarta Pusat terbaik dari Pinhome!
Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!
Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome – PINtar jual beli sewa properti.
