7 Contoh dan Cara Menulis Surat Pengunduran Diri yang Professional

Dipublikasikan oleh Voni Wijayanti ∙ November 2, 2022 ∙ 12 menit membaca

Bagi seorang karyawan kantoran memahami cara menulis surat pengunduran diri merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Khususnya, jika suatu waktu karyawan tersebut berkehendak untuk mengundurkan diri dari suatu perusahaan. Membuat dan mengirimkan surat pengunduran diri yang profesional adalah aspek kunci dari proses pengunduran diri. Berikut beberapa cara menulis dan contoh surat pengunduran diri yang baik dan benar.

Pengertian Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah dokumen yang secara resmi menyatakan pengunduran diri seseorang dari suatu perusahaan.

Surat pengunduran harus bernada netral yang memberi tahu atasan bahwa Pins akan keluar dari perusahaan tersebut. Surat tersebut juga perlu ditulis untuk menawarkan membantu transisi bagi seorang karyawan dan berterima kasih kepada perusahaan atas waktu ketika Pins menjadi bagian dari tim kerja.

Terlepas dari perasaan tentang pekerjaan atau atasan, bersikap profesional, sopan, dan membantu memberikan penutupan dan jalan yang positif ke depan.

Apa yang Perlu Diperhatikan dan Dituliskan Pada Surat Pengunduran Diri?

Di dalam suatu surat pengunduran diri, seorang karyawan harus menuliskan setidaknya beberapa hal yang penting untuk dituliskan, diantaranya:

  • Tulis penerima surat.
  • Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
  • Awali isi surat dengan salam.
  • Cantumkan identitas kamu selama di kantor.
  • Jelaskan alasan pengunduran diri.
  • Beri penutup dan salam pada akhir surat.
  • Tanggal terakhir bekerja.
  • Mengekspresikan komitmen dan menyampaikan status baru ke manajer.
  • Mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan selama bekerja.

Surat pengunduran diri harus menyertakan tanggal akhir, rasa terima kasih atas kesempatan kerja, komitmen untuk kelancaran transisi, dan permintaan untuk instruksi protokol keluar (jika berlaku).

Baca juga:

Apa Saja yang Seharusnya Tidak Dicantumkan Dalam Surat Pengunduran Diri?

Contoh Surat Pengunduran diri
(Pixabay)

Surat pengunduran diri tidak boleh menyertakan alasan Pins keluar dari pekerjaan dan apa yang tidak disukai tentang pekerjaan atau keluhan tersebut. Saat menulis surat pengunduran diri resmi, hilangkan detail seperti berikut ini:

  1. Mengapa Pins memilih untuk keluar: Meskipun mungkin merasa perlu menjelaskan alasan Pins keluar dari pekerjaan tersebut, hal ini tidak perlu disertakan dalam surat pengunduran diri.
  2. Apa yang tidak disukai tentang pekerjaan tersebut: Surat pengunduran diri bukanlah tempat untuk menyampaikan keluhan atau mengumbar keburukan perusahaan atau rekan kerja. Tinjau kembali surat sebelum diserahkan.
  3. Pernyataan emosional: Pentingnya menggunakan nada yang tenang dan profesional dalam menulis surat pengunduran diri.

Bagian-Bagian di Dalam Surat Pengunduran Diri

(iStockphoto)

Berikut beberapa bagian-bagian penting yang harus Pins tuliskan dalam surat pengunduran diri, diantaranya:

Head Line 

Head line adalah judul surat yang dibuat. Biasanya judul surat ditulis dengan menggunakan huruf tebal dan ukuran yang lebih besar. Head line biasanya langsung mengarah pada tujuan ditulisnya sebuah surat.

Waktu Pengunduran Diri

Penulisan waktu pengunduran diri juga penting, karena hal ini akan menjadi salah satu sah atau tidaknya surat pengunduran diri yang dibuat oleh Pins. Selain itu penulisan waktu sebaiknya ditulis dengan ejaan yang sempurna dan jangan disingkat. Contoh: Bandung, 15 September 2014.

Baca juga:

Kepada Siapa Surat Ditujukan

Sebelum membuat surat, pastikan ke bagian mana surat tersebut ditujukan. Jangan sampai apa yang ditulis di dalam surat tersebut tidak sama kepada siapa surat tersebut ditujukan. Ketika menulis surat, Pins bisa menujukan surat pengunduran diri ke bagian HRD, Manager, atau Direktur dari perusahaan tersebut.

Berikan Penjelasan Dengan Jujur

Sebagian orang mungkin akan merasa takut atau ragu dalam menuliskan alasan yang jujur tentang keinginannya untuk keluar dari perusahaan tempatnya bekerja. Padahal setiap orang yang bekerja memiliki hak untuk mengundurkan diri asalkan tidak terikat dengan kontrak yang sudah disepakati sebelumnya.

Misalnya jika perusahaan Pins bekerja mengajukan kotrak untuk bekerja selama 3 tahun di perusahaan tersebut. Maka Pins harus menjalani isi dari kesepakatan kontrak tersebut.

Tentunya, jika Pins tidak terikat kontrak maka memiliki hak untuk resign dan jangan lupa untuk menuliskan secara jujur alasan kenapa keluar dari perusahaan tersebut.

Cara Menulis Surat Pengunduran Diri

(Freepik)

Pins mungkin masih bingung, bagaimana cara menulis surat pengunduran diri yang baik dan benar? Untuk itu, kamu bisa menulis surat tersebut menggunakan tata cara berikut ini:

Tuliskan Hal yang Penting Saja

Menulis surat pengunduran diri yang baik adalah dengan tidak bertele-tele dan langsung pada intinya saja. Pins bisa menuliskan beberapa alasan penting mengapa kamu memilih untuk mengundurkan diri dari perusahaan tersebut.

Tulisan yang Menghargai Atasan

Meskipun Pins berencana untuk berhenti bekerja dari perusahaan tersebut, usahakan untuk membuat tulisan yang tidak menyinggung pihak manapun. Terutama menggunakan kata-kata dan gaya bahasa yang baik agar tidak menyinggung atasan.

Menuliskan Maksud dan Tujuan dengan Jelas

Proses pengunduran diri memang tidak bisa dilakukan secara instan, khususnya jika Pins ingin membuat surat pengunduran diri. Untuk itu, kamu harus menyampaikan maksud dan tujuan berhenti dari pekerjaan dengan jelas. Cobalah untuk tidak menyebutkan hal-hal negatif terkait pekerjaan.

Sampaikan Apresiasi untuk Perusahaan

Pins mungkin akan meninggalkan perusahaan tempat kamu bekerja dalam waktu dekat ini, tetapi tidak ada salahnya untuk menyampaikan sedikit apresiasi. Kamu bisa mengucapkan rasa berterimakasih atas kesempatan diberikannya pekerjaan tersebut dan pengalaman yang didapatkan.

Gunakan Kalimat Penutup yang Sopan

Di bagian akhir penulisan surat, Pins tentunya akan membuat kalimat penutup untuk mengakhiri tulisan. Untuk itu, kamu bisa menggunakan kalimat penutup yang sopan agar surat lebih terlihat profesional.

Beragam Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Benar

Berikut adalah beberapa contoh surat resign yang baik dan benar dalam berbagai versi, diantaranya:

Contoh Surat Pengunduran Diri Sederhana

[Tanggal sekarang]

Yang terhormat [Supervisor’s name],

Mohon terima surat ini sebagai pengunduran diri resmi saya dari peran saya sebagai [Judul]. Hari terakhir saya bersama [Perusahaan] adalah [Tanggal akhir].

Untuk memudahkan transisi setelah kepergian saya, saya dengan senang hati membantu Anda dengan tugas pelatihan apa pun selama minggu-minggu terakhir saya bekerja. Saya bermaksud untuk meninggalkan instruksi menyeluruh dan catatan terbaru untuk penggantian saya.

Saya ingin menggunakan kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih atas ilmu dan pengalaman yang saya peroleh dengan bekerja di sini. Saya sangat berterima kasih atas waktu yang saya habiskan untuk tim kami dan hubungan profesional yang telah saya bangun. Senang bekerja untuk Anda, dan saya berharap jalan kita akan bertemu lagi di masa depan.

Hormat kami,

[Tanda tangan dan nama]

Contoh Surat Pengunduran Diri dalam Bahasa Indonesia yang Sopan

Surat Pengunduran Diri
Jakarta, 15 Juni 2021

Kepada Yth.Manajer Marketing
PT. Batu Emas
Di tempat.

Dengan hormat,

yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : Assyifa
Jabatan : Marketing Staff

Bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari jabatan staf marketing PT. Batu Emas, terhitung pada tanggal 15 Juli 2021.

Terima kasih kepada Bapak/Ibu karena telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk bekerja bersama dengan tim ini. Saya juga berterima kasih atas dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung yang telah diberikan selama saya bekerja.

Mohon maaf apabila saya tidak bisa lagi menjadi bagian dari perusahaan. Semoga perusahaan ini semakin maju di masa yang akan datang.

Demikian surat pengunduran ini saya buat atas keinginan diri sendiri tanpa ada paksaan dari orang lain.

Hormat saya,
Assyifa.

Contoh Surat Pengunduran Diri dalam Bahasa Inggris

Resignation Letter
Jakarta, June 15th 2021

To: Mrs. Reza Januar
Marketing Manager of PT. Batu Emas
Jl. Surama No.14, Jakarta

Dear, Mr. Reza,

I would like to inform you that I am resigning from my position as marketing Staff PT. Batu Emas. 

Thank you for the support and the opportunities you gave me during these last 2 years. I have truly enjoyed my tenure with PT. Batu Emas. I’m also grateful for the encouragement you’ve given me in pursuing my professional and personal growth objectives.

I apologize profusely for not being a part of this company because things wouldn’t work the way I wanted to.

Hopefully this company can be further developed.

This resignation letter I made with full awareness also of my own desires without coercion from anyone.

Sincerely,
Assyifa.

Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja di Sekolah

Untuk mengundurkan diri dari tempat bekerja di suatu sekolah, Pins bisa menggunakan contoh surat resign kerja berikut ini:

(Issu.com)

Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja di Hotel

Jika Pins bekerja di salah satu hotel dan mencoba untuk mengundurkan diri, bisa menggunakan format penulisan berikut ini:

(123.dok)

Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja di Bank

Ketika ingin mengundurkan diri dari pekerjaan di bank, kamu bisa menggunakan surat pengunduran diri dengan format penulisan sebagai berikut:

(Scribd)

Contoh Surat Pengunduran Diri dari Organisasi

Pins bekerja di suatu organisasi dan ingin mengundurkan diri? Gunakan format penulisan yang baik dan benar berikut ini!

(Tppa8)

Manfaat Membuat Surat Pengunduran Diri

Beberapa perusahaan mungkin mengharuskan karyawannya untuk menyerahkan pemberitahuan resmi ketika hendak mengundurkan diri. Meskipun suatu perusahaan mungkin tidak memiliki persyaratan resmi yang mewajibkan karyawan untuk mengirimkan surat pengunduran diri secara resmi, namun alangkah baiknya jika Pins membuat surat tersebut.

Alasan utama dari menyerahkan surat pengunduran diri yang formal dan profesional adalah untuk memberikan kesan yang baik. Menunjukan bahwa Pins sebagai karyawan yang profesional dan sopan, serta mengurangi kemungkinan perasaan yang tidak mengenakkan.

Surat pengunduran diri yang resmi juga berfungsi sebagai jejak kertas. Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan jumlah pemberitahuan tertentu (dua minggu adalah standar), dan surat pengunduran diri dapat berfungsi sebagai bukti fisik bahwa Pins memberikan pemberitahuan yang cukup jelas. Jika ada masalah hukum, seperti pencairan gaji terakhir atau hari terakhir tunjangan karyawan, Pins bisa menggunakan surat pengunduran diri sebagai dukungan untuk bukti kasus.

Fungsi Surat Pengunduran Diri

contoh surat pengunduran diri
(Merah Putih)

Surat ini berfungsi sebagai pernyataan formal bahwa Pins telah mengundurkan diri sebagai karyawan di suatu institusi. Biasanya surat pengunduran diri menjadi salah satu persyaratan formal institusi jika karyawannya ingin mengundurkan diri. 

Surat pengunduran diri ini berfungsi untuk memberi tahu institusi tempat Pins bekerja bahwa akan mengundurkan diri. Dengan pemberitahuan ini, institusi akan memiliki waktu untuk mencari karyawan baru untuk menggantikan posisi Pins sebelumnya. Selain itu, fungsi surat ini juga menunjukan tanggung jawab dan profesionalisme terhadap institusi.

Baca juga:

Cara Mengundurkan Diri yang Elegan

(Ekrut)

Meninggalkan kesan baik adalah sebuah fungsi utama dari surat pengunduran diri dan bagi Pins yang ingin tetap menjaga integritas. Dengan begitu jika suatu saat Pins ingin kembali ke perusahaan lama, mereka akan tetap menerima dengan senang hati.

Berbicara Langsung dengan Atasan

Pastikan sebelum mengajukan surat pengunduran diri, Pins telah membicarakan hal tersebut pada atasan. Hal ini dilakukan untuk menghormati atasan, jangan sampai atasan mendengar kabar tersebut dari orang lain.

Oleh sebab itu untuk menjaga hubungan dengan atasan sebaiknya membicarakan masalah pengunduran diri kepada atasan sedini mungkin.

Baca juga:

Informasikan Rencana Pengunduran Diri dari Jauh-jauh Hari

Jika ingin melakukan pengunduran diri secara mendadak maka tentunya akan merepotkan banyak orang. Hal itu karena perusahaan belum mempersiapkan orang lain untuk mengantikan posisi yang akan Pins tinggalkan.

Oleh sebab itu agar tidak merepotkan orang lain, beri jeda waktu setidaknya satu bulan antara saat mengajukan surat pengunduran diri dengan waktu terakhir berhenti bekerja.

Tetaplah Bekerja dengan Sebaik Mungkin

(Kompas)

Walapun sudah mengajukan pengunduran diri dari pekerjaan saat ini bukan bearti Pins bisa bermalas-malasan dalam bekerja. Tetaplah bekerja seperti biasanya atau tingkatkan peforma dalam bekerja.

Sehingga ketika meninggalkan posisi saat ini Pins tidak memiliki beban pekerjaan yang belum terselesaikan. Dengan begitu perusahaan akan memberikan nilai positif pada kinerja Pins selama bekerja di perusahaan tersebut.

Menjaga Perilaku dan Kesopanan

Meskipun sudah mengajukan surat pengunduran diri kepada perusahaan, alangkah baiknya jika Pins tetap menjaga sikap baik selama bekerja. Seperti menjaga prilaku dan kesopanan agar tetap terhilat profesional.

Mengembalikan Semua Properti Milik Kantor

(Pikiran Rakyat)

Mungkin selama bekerja di perusahaan Pins diberikan fasilitas untuk menunjang pekerjaan, ketika akan keluar dari perusahaan tersebut sebaiknya mengembalikan semua barang-barang yang dipinjamkan.

Perhatikan Etika Ketika Kerja

(QM Financial)

Walaupun sudah tidak bekerja lagi diperusahaan tersebut, Pins masih memiliki kewajiban untuk menjaga semua rahasia perusahaan. Jangan membocorkan apa yang menjadi rahasia di perusahaan tersebut pada perusahaan lain dengan alasan apapun.

Berpamitan Kepada Rekan Kerja

Jangan lupa untuk berpamitan kepada rekan kerja dan juga teman yang ada diperusahaan tersebut. Berikanlah kesan yang baik agar di kemudian hari jika bertemu kembali masih bisa diterima dengan baik.

Dengan membuat surat pengunduran diri yang baik akan tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Sehingga suatu saat apabila ingin kembali melamar pekerjaan di perusahaan tersebut masih akan diterima dengan baik.

Tata Cara Menemui Atasan untuk Resign

(Black Enterprise)

Sebelum menyerahkan surat pengunduran diri, Sebaiknya Pins menemui atasan dengan tata cara yang sopan dan profesional. Berikut langkah-langkahnya!

Buatlah Janji dari Jauh-Jauh Hari

Pastikan Pins menemui pimpinan pada saat mereka mempunyai banyak waktu supaya bisa berbicara secara empat mata. Bautlah janji jauh – jauh hari serta jangan menemui atasan atau pimpinan pada saat jam padat atau sedang dalam keadaan tidak ingin di ganggu.

Berkomunikasi dengan Tegas Namun Tetap Sopan

Berkomunikasilah dengan menggunakan gaya bahasa yang tegas dan tidak bertele – tele. Gunakanlah bahasa yang efisien sesuai dengan etika dan kesantunan.

Jelaksan Alasan

Persiapkanlah alasan yang jelas dan juga argumen yang kuat untuk memperkuat alasan pengunduran diri kita dari pekerjaan. Cobalah untuk mengurangi sifat defensif dalam memberikan alasan – alasan tersebut.

Jika atasan memberikan solusi dan berbagai macam negosiasi supaya tetap bertahan, maka dengarkanlah dengan sabar serta ikutilah dan jangan memperlihatkan sikap yang tidak baik . Pins juga bisa pertimbangkanlah negosiasi dari atasan, karena biasanya atasan akan memberikan solusi yang terbaik.

Gunakanlah Gaya Komunikasi yang Baik

Apabila pimpinan mengajukan pertanyaan–pertanyaan yang menyudutkan, tetaplah berikan komunikasi yang positif. Karena bisa jadi atasan sedang mencari alasan sebenarnya mengapa Pins mengundurkan diri. Oleh karena itu, lebih baik untuk mengatakan yang sejujurnya namun tetap menggunakan bahasa yang baik dan pendekatan yang positif.

Konfirmasi Kepada Relasi

Pada saat bekerja tentu Pins akan mendapatkan relasi yang diajak bekerja sama. Oleh karena itu, jika sudah memutuskan untuk berhenti bekerja sebaiknya berikan konfirmasi kepada relasi mengenai keputusan mengundurkan diri.

Apabila relasi membutuhkan rekan kerja yang lain, maka bisa direkomendasikan teman yang memang kompeten dalam bidang tersebut. Sehingga tidak ada yang merasa di bebankan dan akan tetap bisa melanjutkan hubungan relasi antar perusahaan.

Itulah beberapa penjelasan penting tentang surat pengunduran diri dari perusahaan beserta contoh surat pengunduran diri karyawan yang baik dan benar serta fungsinya. Semoga dapat membantu Pins untuk mengajukan pengunduran diri yang tetap profesional.

Baca juga:

Featured Image Source: Ekrut.com

Editor: Voni Sri


Temukan pilihan rumah terlengkap di Aplikasi Pinhome. Dapatkan properti idaman melalui program NUP untuk akses eksklusif. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. Cek pilihan rumah di Kota Bandung terbaik dari Pinhome!

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!

Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome – PINtar jual beli sewa properti.

Source Feature Image: Pixabay

Artikel Pilihan

Berita Pinhome
Berita Pinhome Hadir di Denpasar, Pinhome Home Service Solusi Satu Langkah Mudah Bersih-Bersih Rumah

Jakarta, 9 Juli 2021 – Layanan Pinhome Home Service (PHS), hasil kolaborasi Pinhome dengan PT. Ap

Berita Pinhome
Berita Pinhome Hadir di Bandar Lampung dan Yogyakarta, Pinhome Home Service: Solusi Satu Langkah Mudah Bersih-bersih Rumah

Jakarta – Layanan Pinhome Home Service (PHS), hasil kolaborasi Pinhome dengan PT. Aplikasi 

Berita Pinhome
Berita Pinhome Buka Booth Free Massage di Acara CoHive Pop Up Market, Layanan Pinhome Home Service Diminati Lebih dari 150 Orang

Jakarta, 14 Juli 2022 - Pinhome selaku e-commerce properti, penyedia jasa rumah tangga, dan gaya hi

Berita Pinhome
Berita Pinhome KPR Lewat Pinhome, Agen Properti Bisa Klaim Seluruh Komisi!

Jakarta, 9 Agustus 2021 – Pinhome sebagai e-commerce properti memiliki misi untuk menjadikan prop

Berita Pinhome
Berita Pinhome Mau Bangun Usaha? Berikut Tips Pengecekan Properti untuk Tempat Usaha dari Pinhome

Jakarta, 1 November 2021 – Memahami aspek hukum pada properti merupakan hal yang krusial sebelum

Artikel Terkini

Lifestyle
Lifestyle 13 Rekomendasi Aplikasi Belanja Online Terbaik

Seiring berkembangnya teknologi, belanja kebutuhan sehari-hari menjadi sangat mudah. Saat ini banya

Finansial
Finansial Mau Tahu Perbandingan Bunga KPR di 10 Bank Ternama Ini?

Per Januari 2023, banyak bank yang menawarkan suku bunga KPR yang rendah. Setidaknya, terdapat 10 b

Finansial
Finansial Masa Berlaku BI Checking Hanya 5 Tahun? Apa Benar?

BI checking adalah salah satu hal yang dipertimbangkan lembaga keuangan bank pada saat nasabah meng

Gadget
Gadget 12 Rekomendasi HP Xiaomi 3 Jutaan Terbaik di Kelasnya

Menyiapkan anggaran Rp3 jutaan untuk membeli handphone merupakan budget yang cukup. Paling tidak, P

Arsitektur & Desain
Arsitektur & Desain 5 Desain Rumah Kayu Ulin yang Mewah

Memiliki rumah dengan nuansa alami yang sejuk dan segar sepertinya terlihat sangat menyenangkan, ya

Ikuti Media Sosial Kami

Pinhome Indonesia