Ayo Simak Cara Follow Up Customer dengan Tepat dan Profesional

Sebagai seorang profesional di dunia bisnis, mengikuti dan memperkuat hubungan dengan customer atau klien sangat penting. Salah satu cara krusial menjaga hubungan dengan customer adalah melakukan follow up dengan tepat dan profesional. Hal ini juga berlaku ketika menjadi Rekan Agen di Pinhome.

Jika Anda bingung harus mulai dari mana, berikut ini beberapa cara efektif melakukan follow up dengan klien. Dengan mengikuti beberapa langkah di bawah ini, Anda setidaknya bisa memastikan bahwa klien merasa dihargai dan tetap terhubung dengan bisnis Anda.

Alasan follow up ke customer penting

Apakah Anda masih bertanya-tanya mengapa follow up klien perlu dilakukan? Lalu apa manfaat dari melakukan hal tersebut? Mari kita simak bersama penjelasannya berikut ini.

Baca juga: 5 Cara Menjalin Hubungan Baik Dengan Klien

Mengurangi potensi kerugian

Di dalam berbisnis tentu Anda tidak hanya menangani satu atau dua klien. Anda akan bertemu dan menjalin hubungan kerja dengan banyak klien. Ada klien yang merespon dengan cepat, namun ada juga klien yang merespon dengan lambat.

Melalui follow up, Anda bisa memfokuskan diri pada klien yang merespon dengan cepat dan antusias, sehingga Anda tidak terjebak menunggu klien yang slow respond. Cara ini bisa meminimalisir kerugian waktu, tenaga dan kesempatan.

Mengingatkan klien untuk lanjut ke tahap pembayaran

Follow up bisa menjadi kunci sukses menjual properti. Di dalam proses ini Anda  memastikan kembali apakah calon pembeli tertarik dengan penawaran harga dan properti.

Di sini peran Anda untuk konfirmasi ke klien sangat penting karena bisa menjadi reminder dan mengembalikan fokus mereka pada proses transaksi properti sebelumnya.

Cara follow up ke customer atau klien

Di dalam follow up klien, pastikan Anda memperhatikan teknik yang tepat. Tujuannya agar klien merasa nyaman dengan komunikasi yang terjalin. Selain itu, Anda pun akan mendapat kesan positif dari klien.

Walaupun belum deal sekarang, bisa saja karena attitude positif yang Anda perlihatkan ke klien, mereka akan kembali kepada Anda di waktu berikutnya.

Tetapkan waktu yang tepat untuk Follow Up

Penting untuk menentukan waktu yang tepat untuk melakukan follow up kepada pelanggan. Jangan terlalu tergesa-gesa dalam menghubungi mereka, tetapi jangan juga menunda terlalu lama.

Evaluasilah situasi dan pertimbangkan faktor seperti tingkat urgensi dan kompleksitas proyek yang sedang dikerjakan. Misalnya, jika ada jangka waktu yang telah ditetapkan, pastikan untuk melakukan follow up sebelum batas waktu tersebut tiba. Ini contohnya.

08.00 – 10.00

Anda bisa follow up klien di jam berikut karena biasanya klien belum mulai bekerja dan ini waktu yang tepat untuk menghubungi via pesan.

12.00 – 13.00

Hindari menghubungi pada waktu ini karena biasanya klien tengah istirahat.

16.00 – 18.00

Anda bisa menghubungi klien di sore hari untuk follow up.

20.00 – 21.00

Di jam berikut biasanya klien sudah senggang, ini bisa menjadi waktu yang tepat bagi Anda untuk terhubung dengan klien.

Ketika klien sudah memberikan respon, pastikan Anda membalas mereka dalam waktu kurang dari 15 menit. Semakin cepat Anda merespon balik, semakin bagus. Ketika Anda membalas di atas 15 menit biasanya klien akan merasa Anda kurang peduli dengan hubungan dagang tersebut.

Baca juga: Relationship Marketing Adalah Strategi Untuk Jual Properti, Agen Harus Tahu

Pastikan kembali apakah klien menginginkan properti tersebut

Tentunya Anda ingin tahu apakah klien tersebut benar-benar menginginkan properti tersebut bukan? Nah, Anda bisa melakukan trik yang mempengaruhi psikologis klien seperti menciptakan Fear of Missing Out (FOMO).

Caranya Anda bisa mengundang klien untuk melakukan video call di Zoom atau Google Meet. Ajaklah klien untuk berbicara santai dan tanyakan kebutuhan mereka. Di sela-sela perbincangan, sisipkan kalimat seperti “Padahal lagi pandemi, tapi orang yang cari rumah tetep aja banyak lho Pak. Rumah yang bapak visit kemarin, itu ada 10 orang yang udah ngantri mau visit juga Pak.” 

Sampaikan pesan dengan jelas dan singkat

Ketika melakukan cara follow up ke customer, pastikan untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dan singkat. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan frasa yang membingungkan.

Jelaskan tujuan dari follow up Anda secara terperinci dan sampaikan informasi yang relevan. Singkatnya, pastikan pesan Anda tidak ambigu dan mudah dipahami oleh pelanggan.

Hindari Statement yang terkesan memaksa

Pins, hindari penggunaan pernyataan atau pertanyaan yang memaksa. Klien sangat tidak nyaman ketika Anda mendesak dan memaksa mereka memberikan jawaban. Maka dari itu jangan menggunakan kalimat seperti,

• “Halo Pak. Bagaimana dengan tawaran saya kemarin? Jadi kapan akan dijawab? Ayo pak segera jawab ya saya tunggu konfirmasinya besok.”

Pastikan kalimat yang digunakan tidak mengancam

Kalimat mengancam saja sudah mengandung konotasi negatif, apalagi ketika diaplikasikan dalam sebuah kalimat untuk follow up. Nah maka dari itu hindari penggunaan kalimat yang terkesan mengancam seperti berikut,

• “Halo Bu. Saya mau konfirmasi kapan bisa memberikan kepastian terkait tawaran properti kemarin? Harap segera beri jawaban ya, atau kalau tidak saya akan tawarkan ke klien yang lain.”

Tidak memojokkan atau menyalahkan klien

Memojokkan atau menyalahkan klien adalah kesalahan besar yang akan merusak karir Anda. Untuk itu hindari melakukan hal yang tidak terpuji ini. Pastikan lagi kalimat Anda tidak terdengar seperti kalimat berikut sebagai cara follow up ke customer,

• “Halo Pak. Saya mau konfirmasi penawaran properti kemarin. Ini sudah lewat dari deadline yang Bapak berikan. Apakah jadi? Saya sudah melewatkan kesempatan pitching dengan klien lain hanya karena menunggu jawaban Bapak.”

Baca juga: Customer Retention Adalah Hal Penting Dalam Bisnis, Apa Penjelasannya?

Pilih media yang tepat

Sebelum Anda menelepon klien, pastikan dulu mereka dapat menerima call atau tidak. Alangkah baik untuk mengirim pesan via SMS atau WhatsApp dahulu. Hindari menggunakan email sebagai cara follow up ke customer karena mungkin akan direspon lebih lama.

Evaluasi dan pelajari dari pengalaman

Setelah melakukan follow up, ambil waktu untuk mengevaluasi pengalaman Anda. Tinjau bagaimana Anda berinteraksi dengan pelanggan, apakah ada hal yang dapat ditingkatkan, dan pelajari dari pengalaman tersebut.

Apakah ada masalah yang muncul selama proses follow up? Apakah ada kesempatan yang terlewatkan? Dengan melakukan evaluasi, Anda dapat memperbaiki strategi follow up Anda di masa depan dan menjadi lebih efektif dalam berkomunikasi dengan pelanggan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat melakukan cara follow up dengan tepat dan profesional ke customer. Ingatlah bahwa setiap pelanggan adalah unik, jadi penting untuk memahami kebutuhan dan preferensi mereka.

Jadilah responsif, ramah, dan berikan nilai tambah dalam setiap komunikasi follow up. Dengan demikian, Anda akan membangun hubungan yang kuat dan jangka panjang dengan pelanggan Anda.

Temukan pilihan rumah dan apartemen terlengkap di Aplikasi Pinhome. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini.

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!

Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome – PINtar jual beli sewa properti.

Bagikan Artikel

Copied to clipboard