Ruang Edukasi Agen

Cara Menulis Email Secara Profesional untuk Menghubungi Klien

Ditulis oleh Safina Rahma ∙ 21 December 2021 ∙ 4 menit membaca

Surat elektronik atau email menjadi salah satu media komunikasi yang penting di era seperti sekarang ini. Media ini dapat digunakan untuk terhubung dengan orang lain baik untuk urusan personal atau bisnis. Menghubungi klien menggunakan email merupakan contoh penggunaan email secara formal dan profesional.

Pinhome – Email dapat digunakan untuk mempermudah komunikasi dengan orang lain. Agen properti tentunya bisa menggunakan media ini untuk berkomunikasi dengan klien. Lalu, bagaimana cara mengirimkan email kepada klien supaya tetap profesional sebagai agen properti?

Mengapa Menggunakan Email?

contoh email formal
(Technobugg)

Email atau electronic mail merupakan saluran yang dapat digunakan untuk berkomunikasi. Penggunanya dapat mengirimkan berbagai jenis pesan melalui surat elektronik baik itu teks, gambar, video, poster, link, dan lain sebagainya.

Anda dapat menggunakan email untuk berkomunikasi dengan orang lain. Cukup dengan mengetahui alamat email yang dituju, Anda sudah bisa mengirimkan pesan kepada orang lain. Sebagai agen properti, media ini akan sangat berguna karena bisa digunakan untuk berbagai hal seperti menawarkan properti, follow up klien, memberikan informasi promosi, dan lain-lain.

Baca juga: 7 Aplikasi yang Wajib Anda Install Sebagai Agen Properti.

Hal yang Perlu Diperhatikan Ketika Menulis Email Profesional

(Coursemology)

Ketika menghubungi klien, Anda tentunya perlu untuk bertindak profesional sebagai agen properti. Anda perlu memperhatikan berbagai hal supaya tetap profesional ketika mengirimkan email ke klien. Berikut ini contoh beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengirim email formal.

Nama dan alamat email yang digunakan

Hal pertama yang perlu Anda perhatikan ketika menulis email formal yaitu penggunaan nama dan alamat email. Pastikan Anda menggunakan nama dan alamat yang profesional dan tidak dibuat-buat seperti namaagen@gmail.com. Jika memiliki email perusahaan, Anda bisa menggunakan alamat tersebut. 

Hal ini perlu diperhatikan karena bisa memperlihatkan profesionalitas Anda. Hindari menggunakan kombinasi huruf dan angka pada email pribadi seperti ajeng14321@gmail.com karena terlihat kurang rapi dan tidak profesional. Akan lebih baik jika email tersebut menggunakan nama lengkap ajengpurnamasari@gmail.com. Email bisa dibuat sesuai keinginan saat melakukan proses pembuatan email di gmail.

Bahasa penulisan

Ketika menulis email formal, Anda juga perlu memperhatikan bahasa penulisan seperti kata yang digunakan, bahasa penulisan, tanda baca, huruf kapital, dan lain sebagainya. Penggunaan bahasa yang tidak tepat bisa membuat Anda terlihat tidak profesional dan mengaburkan tujuan email.

Penulisan subjek

Subjek merupakan bagian pertama yang akan terlihat ketika seseorang menerima email. Penerima akan membaca subjek terlebih dahulu ketika menerima sebuah pesan. Hal ini membuat penulisan subjek sangatlah penting. Anda perlu menuliskan subjek sesuai isi email dan singkat, contohnya yaitu ‘Reminder: Pembayaran DP Ruko’.

Memberikan pembuka

Setelah menuliskan subjek, Anda perlu mengawali email dengan pembuka. Pembuka bisa berisi beberapa hal yaitu sapaan kepada penerima email seperti ‘Kepada Ibu Rahma’. Setelah itu, Anda juga bisa memperkenalkan diri jika baru pertama kali mengirimkan email. Anda bisa menyebutkan nama, pekerjaan, dan juga tujuan mengirimkan email.

Isi email

Isi merupakan bagian penting dan inti pesan dari email yang dikirimkan. Pada email formal, Anda perlu menyampaikan pesan dengan lugas dan tidak bertele-tele. Anda bisa menyampaikan inti dari email yang dikirimkan dan juga maksudnya. Meskipun begitu, Anda perlu menyampaikannya secara jelas tanpa memotong pesan.

Penutup email

Di bagian akhir, Anda perlu memberikan penutup sebagai lanjutan dari isi email. Anda bisa menuliskan hal singkat seperti harapan, ajakan, atau ucapan terima kasih. Contoh penutup dari email formal yaitu ‘Demikian email terkait rincian cicilan apartemen yang diminta oleh Bapak Adi. Apabila ada pertanyaan lebih lanjut, Bapak bisa membalas email ini. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Signature

Pada email formal, Anda juga bisa memberikan signature di bagian bawah email. Signature ini sifatnya opsional, Anda bisa menuliskannya jika ingin memberikan informasi lebih. Signature dituliskan di bawah salam penutup dan berisi informasi seperti nama pengirim, pekerjaan, alamat kantor, atau nomor telepon.

Lampiran atau attachment

Salah satu fitur yang tersedia untuk pengguna email yaitu bisa menyertakan lampiran atau attachment. Anda bisa melampirkan media seperti foto atau video melalui fitur ini. Jika menyertakan lampiran, pastikan Anda memberikan informasinya di badan email seperti ‘di bawah ini saya telah melampirkan foto apartemen X.’

Itulah contoh penulisan email formal yang bisa Anda gunakan ketika menghubungi klien melalui surat elektronik. Anda bisa menggunakan berbagai tips di atas untuk terlihat profesional saat mengirimkan email. Semoga membantu, Pins!


Temukan pilihan rumah dan apartemen terlengkap di Aplikasi Pinhome. Dapatkan properti idaman melalui program NUP untuk akses eksklusif. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. 

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!

Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome PINtar jual beli sewa properti.

Tags :

    Bagikan Artikel