Bagaimana Cara Tepat Menangani Pelanggan yang Komplain?

Agen properti merupakan pekerjaan yang mengharuskan seseorang untuk sering berhadapan dengan orang lain seperti pelanggan. Ketika bekerja, terkadang klien merasa tidak puas sehingga Anda pun mendapatkan komplain. Anda pun perlu mengetahui cara menangani pelanggan yang komplain dengan baik.

Pinhome – Komplain atau keluhan dari klien terkadang memang tidak bisa dihindari. Terlebih, di pekerjaan seperti agen properti yang berhubungan erat dengan pelanggan. Berikut ini beberapa hal yang bisa Anda lakukan supaya bisa menghadapi keluhan klien dengan baik.

Mengapa Pelanggan Mengajukan Komplain?

Komplain pada dasarnya memiliki arti yang sama dengan keluhan. Kata ini berasal dari kata “keluh” yang berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia memiliki arti ungkapan yang keluar karena perasaan susah. Jika dihubungkan dengan pelanggan, komplain bisa berarti ungkapan yang disampaikan karena merasa kesusahan.

Pelanggan atau klien bisa mengajukan komplain karena berbagai hal. Ada banyak hal yang bisa membuat klien memutuskan untuk memberikan keluhan seperti karena merasa tidak puas, pelayanan tidak sesuai harapan, tidak diperhatikan, diperlakukan secara tidak sopan, miskomunikasi, dan lain sebagainya.

Pada pekerjaan seperti agen properti, menerima komplain tentunya bukan hal baru. Klien bisa mengeluhkan tentang properti yang susah didapat, properti yang tidak sesuai keinginan, komunikasi yang sulit, atau skema pembiayaan yang tidak jelas.

Baca juga: 5 Contoh Responsif Berkomunikasi Online dengan Pelanggan atau Klien.

Cara Menangani Pelanggan yang Komplain

Komplain yang disampaikan oleh pelanggan tentunya bisa mempengaruhi bisnis. Keluhan yang tidak ditangani dengan baik bisa mempengaruhi reputasi agen properti bahkan perusahaan yang menaunginya. Berikut ini beberapa cara yang bisa digunakan untuk menangani komplain pelanggan.

Menjaga emosi dan tetap tenang

Komplain bisa datang kapan saja kepada agen properti. Anda pun harus selalu siap untuk menerima keluhan tersebut. Meskipun mendadak, usahakan untuk selalu tenang dan menjaga emosi. Sikap ini akan membantu Anda untuk tetap terlihat profesional. Selain itu, sikap tenang akan membantu Anda untuk berpikir dengan jernih sehingga bisa menghadapi keluhan pelanggan dengan baik.

Mendengarkan komplain pelanggan dengan saksama

Hal penting lainnya yang perlu dilakukan ketika menghadapi klien yang komplain yaitu berusaha untuk mendengarkan keluhan. Anda perlu untuk menyimak komplain dengan saksama supaya bisa mengetahui permasalahan yang disampaikan. Pelanggan pun juga akan merasa lebih baik karena merasa didengarkan dan dihargai.

Menyampaikan permintaan maaf

Kata “maaf” merupakan salah satu kata penting ketika menjalin komunikasi dengan pelanggan. Saat klien menyampaikan komplain, Anda tidak perlu ragu untuk meminta maaf. Kata “maaf” akan membuat pelanggan merasa lebih dihargai. Anda pun bisa menyelesaikan komplain dengan lebih baik.

Bersikap solutif

Memiliki sikap yang solutif adalah cara tepat untuk menangani pelanggan yang komplain. Pelanggan biasanya menyampaikan keluhan karena merasa tidak puas. Anda pun perlu mengetahui inti dari permasalahan tersebut. Setelah itu, sampaikan solusi yang paling sesuai dengan permasalahan yang disampaikan.

Menggunakan komplain untuk memperbaiki pelayanan

Komplain memang terkesan negatif. Meskipun begitu, hal ini bukanlah suatu hal yang buruk. Keluhan yang disampaikan oleh klien bisa menjadi suatu hal yang berharga. Anda bisa mengetahui kekurangan dari layanan yang Anda berikan. Anda pun bisa memperbaiki hal tersebut sehingga bisa memberikan pelayanan yang lebih baik di masa depan.

Itulah beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk menangani komplain pelanggan. Anda bisa menggunakan cara di atas supaya bisa menghadapi klien dengan lebih baik. Semoga membantu, Pins!

Sumber Foto Cover: Pexels

Temukan pilihan rumah dan apartemen terlengkap di Aplikasi Pinhome. Dapatkan properti idaman melalui program NUP untuk akses eksklusif. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. 

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!

Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome – PINtar jual beli sewa properti.

Bagikan Artikel

Copied to clipboard