5 Kemudahan Mengelola Arsip Digital lewat Google Drive

Seorang Agen Properti harus mampu menyimpan dokumen-dokumen penjualan properti, khususnya yang menyangkut klien. Oleh karena itu, penting untuk Rekan Agen dapat mengelola seluruh dokumen dengan baik agar bisnis dapat berjalan tanpa kendala. Salah satu cara yang dapat Rekan Agen lakukan adalah melakukan arsip dokumen secara digital.

Arsip digital adalah salah satu cara yang dapat Rekan Agen lakukan dengan membuat dan menyimpan dokumen secara elektronik. Cara ini tentunya dapat mempermudah pekerjaan Rekan Agen agar lebih efisien.

Baca juga: Jangan Ketinggalan, Transaksi Properti Mulai Beralih ke Digital

Salah satu penyimpanan elektronik atau digital yang dapat Rekan Agen manfaatkan ialah Google Drive. Dengan berbagai fitur yang dimilikinya, Rekan Agen tidak akan lagi kesulitan dalam mengelola dokumen klien dan properti. Berikut ini beberapa kemudahan yang ditawarkan oleh Google Drive dalam pengelolaan arsip dokumen digital:

Pengelolaan Tertata lewat Pengelompokan Folder

Arsip dokumen secara digital memengkinkan Rekan Agen menata arsip sebaik mungkin. Rekan Agen dapat menatanya sedemikian rupa supaya pekerjaan Anda terutama dalam mencari dokumen yang diperlukan tidak lagi sulit. Lewat Google Drive, Rekan Agen dapat mengelolanya dengan folder yang dibuat tematis atau berdasar jenis dokumen.

Cara Membuat Folder

1. Di ponsel atau laptop, buka Google Drive.
2. Di kanan bawah, ketuk Tambahkan.
3. Ketuk Folder.
4. Beri nama folder.
5. Ketuk Buat.

Aman dengan Pembatasan Dokumen

Penting untuk Rekan Agen dapat mengamankan dokumen-dokumen confidential. Mulai dari dokumen rumah yang mau akan dibeli hingga data klien harus bisa dijaga kerahasiaannya oleh seorang Agen Properti. Nah, penyimpanan arsip secara digital memungkinakna Rekan Agen untuk mengunci dokumen agar tidak dapat dilihat oleh sembarang orang.

Cara Mengunci atau Membatasi Dokumen

1. Buka file di Google Drive,
2. Klik Bagikan.
3. Di bagian atas, klik Setelan.
4. Hapus centang pada Editor dapat mengubah izin dan berbagi.

Baca juga: Tips Jual Rumah Online di Internet untuk Anda Agen Properti!

Pencarian Praktis dengan Pemberian Nama Dokumen

Penyimpanan dokumen secara manual terkadang menyulitkan Rekan Agen saat ingin mencari dokumen yang dibutuhkan. Hal seperti ini dapat Pins hindari lewat pengelolaan arsip digital di Google Drive. Anda dapat menyusun dokumen dengan pemberian nama yang jelas untuk masing-masing dokumen. Cara kelola arsip dokumen ini membantu Rekan Agen agar mudah untuk mencarinya di lain waktu.

Cara Ganti Nama Dokumen

1. Pilih dokumen yang Rekan Agen ingin ganti namanya
2. Di bagian atas halaman, klik Dokumen tanpa judul atau nama file sebelumnya,
3. Masukkan nama file yang baru,
4. Lalu klik Oke.

Kemudahan Berbagi Akses untuk Pelayanan Optimal

Pernahkah Rekan Agen menemukan hambatan saat ingin berbagi dokumen secara tatap muka dengan klien? Dengan arsip dokumen digital, Rekan Agen tidak perlu khawatir lagi bertemu dengan masalah tersebut. Rekan Agen dapat dengan mudah membagikan link file atau folder dengan mudah, seperti yang disediakan oleh Google Drive.

Cara Berbagi Akses Dokumen

1. Pilih file atau folder yang ingin dibagikan.
2. Klik Bagikan.
3. Masukkan alamat email klien atau pihak yang ingin Anda ajak berbagi. 
4. Untuk menentukan peran orang lain pada file atau folder Anda, pilih Melihat Saja, Pengomentar, atau Editor.
5. Pilih untuk memberi tahu orang lain. Jika Anda ingin memberi tahu orang lain bahwa Anda telah membagikan item kepada mereka, centang kotak di samping Beri tahu orang.
6. Sedangkan, jika Rekan Agen tidak ingin memberitahunya, hapus centang pada kotak.
7. Klik Kirim atau Bagikan.

Baca juga: 7 Rumus Sukses dalam Berbisnis, Apa Anda Sudah Menerapkannya?

Lebih Efisien karena Ruang Penyimpanan Besar

Terakhir, pengarsipan dokumen secara digital membuat Rekan Agen tidak lagi membutuhkan ruang yang banyak dalam penyimpanan dokumen. Risiko dokumen hilang pun dapat diminimalisir. Di Google Drive, Rekan Agen dapat memanfaatkan penyimpanan cloud hingga 15 GB. Bila merasa belum cukup, Rekan Agen bahkan dapat memperbesar kapasitas dengan akses premium.

Cara Membeli Penyimpanan

1. Di ponsel atau laptop, buka aplikasi Google Drive.
2. Di kiri atas, ketuk Menu lalu Setelan.
3. Ketuk Upgrade Penyimpanan.
4. Scroll ke bawah dan pilih paket penyimpanan lain. Untuk melihat paket lain, ketuk Opsi lainnya.
5. Rekan Agen dapat memilih jenis pembayaran dan ketuk Langganan.

Demikian informasi kemudahan dan cara pengelolaan arsip digital lewat Google Drive untuk Rekan Agen. Dengan berbagai fitur yang ada, Google Drive akan membantu pekerjaan Rekan Agen di dunia properti, terutama dalam menata dokumen klien. Semoga bermanfaat, ya!

Baca juga: Menyusun Pekerjaan dengan Kuadran Prioritas supaya Lebih Produktif

Temukan pilihan rumah dan apartemen terlengkap di Aplikasi Pinhome. Untuk kamu agen properti independen atau agen kantor properti bergabunglah menjadi rekan agen properti bersama kami dan iklankan properti kamu di sini. 

Kamu juga bisa belajar lebih lanjut mengenai properti di Property Academy by Pinhome. Gabung menjadi Rekan Jasa Pinhome melalui aplikasi Rekan Pinhome di App Store atau Google Play Store sekarang!Hanya di Pinhome.id yang memberikan kemudahan dalam membeli properti. Pinhome – PINtar jual beli sewa properti.

Bagikan Artikel

Copied to clipboard